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Informe Pyme
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CAPACITACIÓN
El éxito de una reunión de trabajo
Una introducción al tema, clave en la vida de una empresa, que incluye una guía de acciones a
desarrollar para que la convocatoria logre buenos resultados.
Las reuniones constituyen la actividad más universal -y
quizás más menospreciada- de la vida de negocios y son
una herramienta utilizada por las organizaciones y las
empresas para elaborar planes, diseñar estrategias,
evaluar desempeños, fomentar la participación de los
empleados.
Mientras más alto se está en la organización, más
reuniones se mantienen, hasta el punto en que muchas
veces todo el trabajo de los máximos directivos parecería
ser el de reunirse con alguien. Incluso hoy en día, en un
mundo atravesado por la tecnología y las comunicaciones
virtuales.
La importancia de las reuniones de trabajo se vincula con
los cambios registrados en el interior de empresas y
organizaciones, que hoy asumen formas muy diversas y
alejadas del tipo de estructura que caracterizó a la
empresa tradicional. El trabajo no manual cada vez es
más predominante, es decir, aquel sustentado en destrezas
intelectuales.
La palabra, más que la destreza física, es el fundamento
del trabajo en las organizaciones. La confianza, en lugar
del miedo, se convierte en la emocionalidad que regula
las interacciones entre los individuos en el nuevo modelo
organizacional.
La organización actual puede ser descripta como una
«red conversacional», donde la comunicación y el diálogo
tienen una importancia fundamental. La reunión de trabajo
es una de las principales instancias de conversación y
diálogo.
El saber hablar, el saber escuchar, el saber preguntar, el
saber alegar, el saber exponer son habilidades
conversacionales que mejoran la comunicación y, por lo
tanto, la efectividad de las reuniones.
La reunión es una herramienta muy importante para
cualquier profesional que quiera multiplicar sus esfuerzos
y logros. El riesgo del fracaso siempre está latente. Sólo
una acción proactiva de sus responsables puede evitarlo.
No es posible controlar el estado de ánimo con el cual
alguien asiste a una reunión pero sí es posible generar
condiciones mediante las cuales predisponer mejor a los
participantes y hacer que sientan que están haciendo algo
provechoso.
Factores de fracaso
Diversas cuestiones pueden hacer que fracase la reunión
organizada o que, por lo menos, no alcance los resultados
esperados.
En relación a las cuestiones previas, el fracaso puede
deberse a que no se ha preparado la agenda de trabajo
Según los objetivos
El sociólogo y pedagogo Ezequiel Ander Egg clasifica
las reuniones en tres tipos, según sus objetivos:
-Formativas (para adquisición de conocimientos,
habilidades y conductas asociadas a determinado
ámbito de actuación o para el conocimiento de
determinados temas).
-Informativas (para transmitir una información que
se considera importante, complementando con la
presentación de preguntas, aclaraciones y dudas)
-Consultivas-deliberativas (convocadas para
analizar propuestas o soluciones a problemas que
se le han planteado al grupo u organización).