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Informe Pyme
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CAPACITACIÓN
Este artículo es publicado con el
auspicio de la tarjeta PymeNación.
Por Luis Di Pietro Paolo
Capacitador CAME
y, por lo tanto, quienes van a la reunión no saben
claramente cuál es el temario.
Además puede ocurrir que, por desidia, no se haya
enviado previamente la información y documentación que
se va a tratar en la reunión o que los participantes no
han hecho «los deberes», es decir, no hayan preparado
sus intervenciones, por lo cual tendrán un alto grado de
improvisación. También puede darse por un lugar
inapropiado por lo cual la gente ya está mal predispuesta
desde el inicio.
Durante la reunión, el resultado negativo puede estar
vinculado a una postergación innecesaria del inicio, que
predisponga mal a los participantes o que los obligue a
retirarse al poco tiempo de haber comenzado por otro
compromiso.
La llegada tarde de varios participantes –y la consecuente
necesidad de volver sobre temas ya considerados- así
como el no funcionamiento del equipo previsto (audio,
computadora, cañón de proyección) también pueden
contribuir al fracaso, tanto como que los participantes no
sepan argumentar claramente y esto impida determinar
cuál es su posición frente a determinado tema.
Corte para un café
Otros problemas son que no se haya previsto un corte y
un servicio de café para el caso en que la reunión sea
demasiado extensa o que la discusión y el intercambio de
ideas se derive hacia asuntos diferentes a los agendados.
Si la reunión es desorganizada -sin una conducción
eficiente y varios que hablan al mismo tiempo y no se
logra «cerrar» ningún tema- o si en su transcurso se
terminan tratando cuestiones personales -que impiden el
análisis de los temas que interesan a todos-, también habrá
problemas para el alcanzar el éxito de la reunión.
Para tener en cuenta
-Anticipar temario
-Evitar intervenciones improvisadas
-Elegir un lugar adecuado
-Chequear el equipamiento técnico
-Iniciarla en el horario previsto
-Establecer pausas en encuentros prolongados
-Respetar el temario pautado
-Registrar los compromisos asumidos
En cuanto al «después» de la reunión, el fracaso puede
atribuirse a que no quedó un registro de lo convenido y
de los compromisos asumidos, a que no hay un
seguimiento de las acciones previstas -por lo cual nadie
sabe a ciencia cierta si la reunión ha sido de utilidad- o a
que no se concretaron las propuestas y actividades que
se habían acordado.